Comment améliorer la gestion de la paie transport ?

Découvrez nos conseils pour optimiser la gestion de la paie au sein de votre entreprise de transport routier.

Internaliser la paie

Gérer la paie transport en interne rebute souvent les transporteurs routiers. Il y a pourtant de nombreux avantages à internaliser la gestion de la paie :

• vous gardez la main sur le processus de paie : en ne dépendant plus d’un cabinet comptable, vous redevenez maître de la gestion de la paie. Vous contrôlez tout de A à Z, aussi bien sur la forme que le fond. Vous maîtrisez les dates d’échéance et vous pouvez régler en interne immédiatement toute erreur constatée par l’un de vos salariés.
• vous faites des économies : en choisissant de gérer la paie interne, vous n’avez plus besoin de payer une société tierce pour réaliser les bulletins de paie.
• vous gagnez du temps : grâce à la dématérialisation et aux nouveaux logiciels, votre service paie perd beaucoup moins de temps pour établir chaque bulletin de paie. Automatisée au maximum, grâce au préremplissage automatique des bulletins, la gestion de la paie est beaucoup moins chronophage qu’auparavant. Les cabinets comptables sont souvent généralistes et la personne en charge de votre entreprise n’est pas forcément spécialisée dans la paie transport. Avoir un spécialiste de la paie transport en interne peut limiter au maximum les erreurs pour un traitement de la paie plus rapide et efficace (et pas forcément plus cher).

Mais pour profiter au maximum l’internalisation de la paie, vous allez devoir vous équiper en conséquence. Le choix du logiciel de gestion de paie devient dans ce cas primordial pour assurer une gestion de la paie rentable en interne.

Utiliser un logiciel de gestion de la paie dédié au transport

La paie transport étant bien spécifique, utiliser un outil de gestion de la paie généraliste va nuire à votre productivité. Votre personnel chargé de la paie doit pouvoir rapidement établir des bulletins, sans avoir à les modifier à chaque fois pour intégrer les spécificités de la paie transport.

Le logiciel de gestion de la paie doit être nativement adapté aux spécificités du transport routier, notamment en ce qui concerne la paie du personnel roulant. L’outil que vous allez utiliser doit par exemple prendre en compte :

• le calcul du temps de travail et des indemnités (amplitude, coupures, pauses) ;
• le minima conventionnel (minimum conventionnel strict (SMPG), garanties annuelles de rémunération (GAR), le taux horaire minimum…) ;
• les primes (garantie d’ancienneté, prime de langue, le 13ème mois…) ;
• les frais professionnels et déductions forfaitaires spécifiques…

Vous devez enfin être particulièrement attentif aux mises à jour. Avant de choisir un logiciel, vous devez vous assurer que l’éditeur propose des mises à jour rapides à chaque nouvelle disposition légale ou conventionnelle concernant la paie.

Une fois le logiciel de gestion de la paie choisi, il ne faut surtout pas négliger l’étape de l’intégration. Et c’est à ce moment qu’il ne faut pas oublier d’interconnecter ce nouveau logiciel avec vos autres outils de gestion.

Interconnecter le logiciel de gestion de la paie avec vos autres outils de gestion

Un logiciel de gestion de la paie ne sera vraiment efficace que s’il permet de faire gagner du temps à votre personnel, notamment en préremplissant au maximum les bulletins et en automatisant au maximum les tâches (ex : via les télédéclaration DNS).

Pour arriver à ce résultat, il faut absolument interconnecter votre logiciel de gestion de la paie avec vos autres outils de gestion, et notamment le logiciel de planning et le TMS, pour récupérer les heures effectuées par chaque conducteur.

Les progiciels de la suite OPEN sont destinés à optimiser la gestion de votre activité de transport routier. Nos solutions sont compatibles avec plusieurs grandes solutions de gestion sociale, mais elles sont surtout interconnectables avec l’outil ACS Social (gestion des temps, prépaies et paies transport) de la société CofiSoft (compagnie sœur de CJM International au sein du groupe CofiSoft). N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur la suite OPEN et les solutions possibles pour optimiser la gestion de la paie au sein de votre entreprise de transport.