Les atouts de la GED dans le transport routier
Vous hésitez encore à investir dans la GED ? Découvrez tous les bénéfices que peut apporter un logiciel de GED à votre entreprise de transport routier.
La voie vers la dématérialisation de tous vos documents
La digitalisation du transport routier est incontournable et elle passe par la Gestion Electronique de Documents (GED). Les entreprises de transport n’ont en effet plus le choix aujourd’hui pour rester compétitives que de dématérialiser leurs documents et processus. La digitalisation s’applique facilement à la plupart des documents que vous utilisez au quotidien :
- les feuilles de routes,
- les bons de commandes/les bons de retour,
- les factures,
- les lettres de voiture,
- les bulletins de salaire…
Une sécurité accrue pour tous vos dossiers de transport
La GED permet de sécuriser tous vos documents grâce à une meilleure gestion et plus de traçabilité :
- Un accès protégé aux documents : la GED permet un contrôle précis des accès (seules les personnes ayant besoin d’un document peuvent y accéder et le modifier).
- La possibilité de gérer les versions des documents : quand plusieurs personnes travaillent en même temps sur un même document, certaines modifications peuvent poser des problèmes. Avec la gestion des versions, vous stockez les versions précédentes d’un fichier pour retrouver le document original ou des versions antérieures et ne plus perdre aucune information.
- Un vrai suivi des modifications : cette fonctionnalité est le gage d’une vraie traçabilité pour savoir qui a modifié tel document afin que vos équipes transport puissent mieux travailler ensemble.
- La sauvegarde et l’archivage simplifiés : la GED permet de conserver tous vos documents de façon sécurisée et de les archiver sans problème. L’archivage numérique vous permet vraiment de garantir l’authenticité des documents, leur durabilité et leur confidentialité.
Plus de réactivité dans le traitement de vos dossiers de transport
Il vous arrive d’être perdu(e) avec vos documents papier ? De chercher beaucoup trop longtemps un document sur votre ordinateur ?
Avec la GED, plus de temps perdu à chercher des documents : un moteur de recherche interne vous aide à trouver immédiatement ceux dont vous avez besoin. La recherche est d’autant plus simple que la GED permet l’indexation de l’ensemble des documents (les éléments d’un dossier de transport sont tous regroupés au même endroit et « liés » à ce dossier).
Le fait de centraliser tous vos documents au sein d’une seule interface permet un meilleur travail de groupe mais aussi d’éviter les doublons. L’information est accessible par tous et à tout moment (plus besoin de transférer les documents entre les différents services).
C’est aussi une technique qui permet d’avoir plus de visibilité sur les tâches en cours, notamment vis-à-vis du traitement des factures (avec l’intégration en direct des factures dans votre logiciel comptable).
Au final, la GED vous permet un traitement plus rapide des tâches, avec une vraie réduction des délais et donc plus de productivité.
Des vraies économies réalisées au quotidien
- La GED vous fait gagner du temps : tout le temps gagner sur la gestion des documents pourra être réutilisé sur d’autres tâches ;
- La GED vous fait économiser les frais postaux : en dématérialisant les échanges (mail, EDI, portail web), vous n’avez plus besoin d’envoyer les documents par courrier ;
- La GED vous fait économiser le coût de l’encre et du papier : plus besoin d’imprimer chaque document pour les transmettre à vos collèges, il suffit de leur donner un accès sur la plateforme GED pour qu’ils y accèdent.
- La GED vous libère de l’espace de stockage : c’est la fin de la salle d’archive pleine à craquer car la GED peut archiver de façon dématérialisée tous vos documents.
Maintenant que les avantages de la GED vous semblent plus clairs, n’attendez plus et utiliser un vrai logiciel de GED pour mieux gérer votre activité de transport routier. Nous proposons par ailleurs dans notre suite de progiciels OPEN, un véritable logiciel de GED adapté au processus métier du transport routier et de la logistique. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter.
