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Nos conseils pour simplifier la facturation dans le transport routier

22/05/2020 10:00

Envie de simplifier la facturation au sein de votre entreprise de transport routier ? Découvrez nos astuces pour mieux gérer vos factures.

La dématérialisation des factures : des avantages et plusieurs obligations

facturation transport routierDématérialiser vos factures est une solution efficace pour améliorer la gestion de votre entreprise de transport routier.

Vous pouvez avoir recours par exemple aux factures électroniques, c’est-à-dire aux factures émises et reçues par voie électronique et dont l’authenticité de l’origine, la lisibilité du contenu et l’intégrité du document sont garanties par des techniques prévues par l’article 289 VII du Code Général des Impôts (ex : signature électronique, EDI…).

La facturation étant une étape clé mais fastidieuse pour vos équipes, l’utilisation des factures dématérialisées vous apporte de nombreux avantages :

  • Gain de temps (grâce au préremplissage automatique des factures et à l’envoi électronique) ;
  • Plus de fiabilité (en limitant les saisies et donc les erreurs) ;
  • Sécurité accrue (grâce à l’archivage dématérialisé) ;
  • Economies sur les frais postaux et d’impression ;
  • Aide à la fidélisation des clients (grâce une facturation plus rapide et plus efficace)

Mais plus qu’une amélioration de gestion, l’édition de factures électroniques tend à devenir la règle. En effet, vous devez déjà vous conformer à certaines obligations légales concernant la facturation électronique et d’autres sont à venir :

  • Depuis le 1er janvier 2020, l’utilisation de la facture électronique est obligatoire pour toutes les entreprises dans leurs relations avec l’Etat, via l’utilisation de la plateforme Chorus Pro.
  • L’article 153 de la loi de finances pour 2020 prévoit l’obligation d’utiliser les factures électroniques pour le secteur B2B (application prévue entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025).

Quels outils utilisés pour gérer les factures ?

logiciel dématérialisation transport routierParmi les outils vos permettant de gérer vos factures électroniques ou numérisées, on retrouve :

  • Le logiciel de GED : la GED (gestion électronique de documents) vous permet de gérer et d’archiver de façon dématérialisée tous vos documents comptables, y compris vos factures. Cela concerne aussi bien les factures électroniques que les factures papier numérisées. Plus besoin de chercher des heures dans vos archives : avec un logiciel de GED vous accédez en quelques secondes aux factures grâce à un moteur de recherche interne.
  • L’application mobile : l’avantage d’une facture dématérialisée c’est qu’elle peut être envoyée, lue ou éditée directement depuis une application mobile. C’est ainsi extrêmement simple et en totale adéquation avec la mobilité nécessaire dans le transport routier. L’application mobile est donc par conséquent une alliée de choix pour gérer vos factures électroniques.
  • Le portail intranet et EDI : pour transmettre vos factures le plus rapidement et simplement possible, l’EDI ou le portail clients restent les moyens les plus efficaces. L’EDI (ou échange de données informatisées) va permettre de transmettre automatiquement les factures à vos clients et fournisseurs disposant d’une telle technologie. Le portail web ou intranet va vous permettre de créer un espace virtuel pour chaque client, sur lequel ces derniers vont pouvoir passer commande ou récupérer les factures que vous avez déposées une fois la livraison validée.

En utilisant les logiciels de la suite OPEN, vous profitez d’un TMS performant et interconnectable avec une solution GED, un EDI ou notre application mobile. Vous disposerez ainsi de tous les outils indispensables pour simplifier la facturation au sein de votre entreprise. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter.