Tableau de bord logistique : la meilleure solution pour booster votre rentabilité

Découvrez comment créer un tableau de bord logistique et suivre en temps réel les marges de votre entrepôt.

Le tableau de bord : un indispensable pour surveiller vos marges

Le tableau de bord permet d’analyser et de suivre la rentabilité de votre activité. Les données brutes sont transformées en informations décisionnelles, ce qui permet à vous et vos équipes de mieux suivre ce qui se passe dans vos entrepôts.

C’est donc un vrai outil d’aide à la décision : vous disposez de données précises et mises en forme qui mettent en avant les événements importants, les tendances, les opportunités ainsi que les risques. Ces données structurées vous permettent de prendre des décisions rapides et pertinentes grâce à des (KPI) indicateurs de performances clairs.

Comment créer un tableau de bord logistique ?

Centraliser les données

Afin d’obtenir un tableau de bord réellement utile, une cohérence des données est indispensable. Pour y arriver, il est important de centraliser les données logistiques perdues dans les différents logiciels utilisés par votre entreprise. Ce regroupement des données permet de croiser les informations et d’obtenir des données précises et sûres. Il faut donc mettre en place un système qui permet de récupérer automatiquement les informations depuis les différentes sources utiles pour le suivi logistique (ex : via la technologie EDI par exemple). Pour en savoir plus sur l’interconnexion, n’hésitez pas à lire notre article « La force de l’interopérabilité des solutions de gestion pour le transport routier ».

Définir les destinataires et les objectifs

Pour bien construire votre tableau de bord, vous devez dans un premier temps définir quels en seront le ou les destinataires. Chaque collaborateur, en raison de ses fonctions, sera plutôt intéressé par telle ou telle information (le stock, la satisfaction clients, le coût de transport…). Le chef d’entreprise aura besoin d’une vision globale de la rentabilité de l’activité. La présentation et les indicateurs du tableau de bord se définissent donc en partie par le destinataire.

Ensuite, vous devez définir des objectifs à atteindre. Ces objectifs doivent être définis avec l’aide de vos collaborateurs. N’hésitez pas à réunir votre équipe lors d’un petit brainstorming pour que chacun puisse mettre en avant quelles données sont particulièrement pertinentes et celles qui ne le sont pas.

Une fois les destinataires et les objectifs clairement définis, vous allez mettre en place les KPI. Ces indicateurs de performances clés sont les données structurées par votre outil de reporting qui vous indiquent si les objectifs définis sont atteints ou non. Ils vont également servir d’alerte, en cas de dysfonctionnement ou d’anomalie de gestion.

L’important est de bien faire le tri entre les KPI afin de ne pas noyer le ou les destinataires du tableau de bord dans un océan de données. Un tableau de bord se doit d’être synthétique et composé de KPI pertinents. Dans le cas contraire, il ne s’agit que d’un amas de données indigestes qui ne va pas aider à la prise de décision. Pour en savoir plus sur les KPI logistique, n’hésitez pas à lire notre article « Quels KPI suivre pour une bonne gestion d’entrepôt ? ».

Vérifier et mettre à jour le tableau

Le tableau ne doit pas rester figer à son état de création. Votre entreprise évolue, vos objectifs changent : il doit en être de même pour votre tableau de bord. En fonction des nouvelles directions prises par votre entreprise, vous allez peut-être être amené à revoir vos objectifs. Il est donc indispensable de mettre à jour dans ce cas votre tableau de bord.

Une autre bonne raison de retravailler régulièrement votre tableau de bord est d’en corriger les défauts. Après un certain temps d’utilisation, vous allez peut-être vous rendre compte que certains KPI manquent ou ne sont pas finalement pas si intéressants. Certains indicateurs devront être ajoutés ou supprimés et les objectifs revus à la hausse ou à la baisse.

Vous allez peut-être remarquer également que certaines données ne remontent pas bien dans le tableau de bord et que d’autres ne sont pas aussi précises qu’espérées. Il faudra alors retravailler le système utilisé pour faire remonter les données dans votre tableau de bord (en revoyant par exemple le système d’interconnexion avec vos outils de gestion).

Utiliser une solution mobile

Une fois votre tableau de bord établi, les destinataires doivent pouvoir y accéder à tout moment et sur tout support. L’intérêt d’un tableau de bord est de pouvoir suivre les évolutions de votre activité logistique en temps réel. Pensez donc à utiliser une solution avec laquelle on peut travailler aussi bien sur smartphone, tablette et PC, afin que toute personne ayant accès au tableau bord puisse l’analyser à n’importe quel moment.

Quels outils pour réaliser un tableau de bord ?

Beaucoup d’entre vous utilisent ou envisagent d’utiliser un tableur de type Excel pour réaliser un tableau de bord. C’est en effet un logiciel connu mais ce n’est pas l’outil le plus adapté pour le reporting logistique.

Vos collaborateurs sont déjà accaparés par leur travail et n’ont pas de temps à perdre à paramétrer un tableur vierge en tableau de bord et à vérifier constamment que les données remontent bien dans le tableur. C’est un travail chronophage, qui peut se révéler vite grisant si on ne maîtrise pas bien le logiciel. De plus, la récupération automatique des informations en temps réel est souvent difficile voire impossible à mettre en place.

C’est pourquoi un logiciel de reporting est la solution que nous vous conseillons. Cet outil dispose déjà de tableaux « prêts à l’emploi », avec des modèles de mise en forme et des KPI préprogrammés.  Ces solutions sont en plus développées pour être interconnectées facilement avec les outils de base de la gestion logistique (ERP, WMS, TMS, logiciel de facturation...) et permettent une vraie automatisation des tâches (données qui remontent automatiquement dans le tableau, mise en forme des tableaux automatiques…).

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